仓库物料编码原则及规则

　物料编码原则及规则 　　编码前言 　　基本上有需要建立料号的料品，就是必须要控管的物品。有几种不同属性：A—成品、F－附件、S－半成品、M－物料、R－原材料。至于机械器材(如生产用机具)、零件(如卷尺)、机器耗材(如皮带)、生产耗材(如手套)，是否要建立料号管控，则是看企业主要掌控的程度多深入。实际上，只要是要由开立“采购单”所购入的物料，都要建立料号。料号的建立必须要依循一定的规则，若只是流水编号，而无任何的规则可循，则导入任何系统化管理其实并无太大的实用性可言。 　　料号建立有一些情况必须要列入考虑：料号内容、料号长度、是否重复。 　　(一)料号内容：在看到料号时，希望能得到什么样的信息内容，如料号属性、客户或供应商、尺寸规格、重量、建立日期、版本、是否为自制或采购、是否为委外料件…等。至于要选择将哪些信息放入料号，则是依照业主自行判断重要性去选择。 　　(二)料号长度：因为料号长度主要是避免重复性，若是5码就能选定自己所需要的料号，设定10码20码位则只是补充料品信息。否则建立长度太长，反而会让人员操作时，无法清楚快速辨识料号造成困扰，而拖慢整理工作效率。 　　(三)是否重复：这问题最常见的在于料品A与料品B制造出A'，常常会发生A与A'料品编号相同，造成逻辑上运算的错误存在，在原物料进出的掌控上也会发生相当大问题。所以在建立料号时，每一个料都应视为完全不同的独立个体，给每个料独立拥有的一组料号，让每一次的进出使用都能完全的掌控。 　　建议订定编码原则：1.依产品属性；2.建议编码长度15码内。 　　编码的意义 　　物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下： 　　&# ; 增强物料资料的正确性 　　物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。 　　&# ; 提高物料管理的工作效率 　　物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。 　　&# ; 利于电脑的管理 　　物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。 　　&# ; 降低物料库存、降低成本 　　物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。 　　&# ; 防止物料舞弊事件之发生 　　物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。 　　&# ; 便于物料之领用 　　库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。 　　编码的原则 　　物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则： 　　l 简单性 　　2 分类展开性 　　3 完整性 　　4 单一性 　　5 一贯性 　　6 可伸缩性 　　7 组织性 　　8 适应电脑管理 　　9 充足性 　　10 易记性 　　一、简单性 　　编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。 　　物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分 ，这种分类展开也称为多级分类。 　　二、分类展开性 　　物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分， 　　三、完整性 　　在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。 　　新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。 　　四、单一性 　　物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例： 0A, 0B, 0C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。 　　五、一贯性 　　物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。 　　六、伸缩性 　　物料编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。 　　七、组织性 　　物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。 　　八、适应电脑管理 　　电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号。 　　九、充足性 　　物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。 　　十、易记性 　　在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。







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