一、到底什么样的材料物资应做、宜做原材料核算?怎样核算?
(一)理论分析
从理论上讲构成产品的物资都是原材料,都应做原材料核算,但现实中一个企业各类材料可能有几百、上千种甚至于上万种,虽然在电算化条件下都做为原材料核算也有可行性,但工作量仍是很可观的。对于现在仍为手工核算的单位,哪些材料应做原材料核算就更应有个取舍了。
针对这种情况,实务中确定原材料核算内容有两种方法。一是借鉴ABC分类管理法,即对主要的材料采用数量金额式进行核算,至于一些品种多、数量少的、价值较低的或在产品构成比例中中所占比重较小的则只核算金额。二是只将主要的材料做为原材料核算,对那些品种多、数量少的、价值较低的或在产品构成比例中所占比重较小的材料,特别是购入后直接由车间使用的材料直接核算进相应的产品成本,不能直接归属的到产品的,记入制造费用后月底再行分配。
(二)实务举例
单纯地就理论而理论可能比较空洞,就以笔者所在过的彩印企业来说吧。各类纸、塑料薄膜(BOPP)、电化铝等价值较大的材料肯定应算做原材料,油墨算不算呢?既然是彩印企业,按说天天离不开油墨,应算做原材料,但其单位价值较低,品种也多,虽然总体用量也可观,但单位用量也较小。笔者就只对几种共用的油墨做原材料核算,其余的油墨则直接记入制造费用后再行分配。
(三)考虑此问题的意义
我们知道,月底时库房要编制原材料消耗汇总表报送给财务等相关部门。财务部门收到此汇总表,要进行核对,一是核对库房当月入库的原材料数量和金额与财务帐套上的数据是否一致;二是核对本月都有哪些要暂估入帐、哪些以前暂估入帐的本月发票已到达需要做回冲处理。因此确定的原材料品种多时,库房的汇总报表就繁杂,财务上核对时也增添了不少工作量。库房报表报的简单些,财务核对时就省事些。(当然对于不做原材料核算的材料,库房亦应核算数量。)
二、发票未到时如何暂估入帐?
企业在生产经营过程中,由于付款不及时等多种原因,购入的存货常常会出现发票不能及时到达的情形,为了准确地反映资产、负债、成本以及管理方面的需要,应对此类存货做暂估入帐。
让我们先来看看《企业会计制度》是如何规定的:购入存货,月底时,若发票未到,应分别存货科目,抄列清单,暂估入账,借记“库存商品”、“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”等科目,贷记“应付账款一暂估应付账款”科目,下月初用红字作同样的记录,予以冲回。
实务中企业由于管理需要等方面的原因,新创了以下几种做法:
(一)按供货客户名称设应付帐款明细帐。
暂估入帐户是个过渡性帐户,若暂估入帐情况不经常发生,只是临时性、偶然性的有此类业务,怎样设置都无大碍。但若暂估经常发生,且客户较多,应直接暂估到相应的应付帐款客户名下。这样就解决了《企业会计制度》中应付帐款设暂估入帐户不能全面准确反映应付每个客户的款项的问题。最好是应付帐款明细帐下设三级明细,即对每家客户核算应付(票到)和暂估(票未到),以利于对帐。当然此法也有缺点,就是不能对估入材料直接查询。
(二)票到回冲和票到调差。
《企业会计制度》的规定是月底暂估,月初再冲回。但若企业客户很多或发票长期未到,每月底月末都要估入和冲销一次,太繁琐,工作量也大。
实务中企业新创了两种方法:票到回冲和票到补差。
票到回冲是暂估入库的存货在发票到达后再冲回;
票到调差是拿到发票后不冲回原暂估金额,而是根据实际发票金额多冲少补。即只对暂估的数量、金额与实际数量金额的差异及增值税部分作帐务调整处理。
(三)将增值税金额暂估在应付帐款金额内。
[94]财会字第31号财政部关于印发《企业执行现行会计制度有关问题的解答》的通知中的规定:“二、购入材料因款收到发票帐单而于月终暂估入帐时,是否要暂估增值税的进项税额? 购入材料因款收到发票帐单而于月终暂估入帐时,可只估计材料成本,不需要将增值税的进项税额暂估入帐。”
这样规定是因为企业只有在取得增值税进项发票时,才算取得了这种抵扣销项增值税的权利。在此之前,权利并未取得。企业的负债当然也就没有这部分增值税。但这样做的缺点是应付帐款户不能准确反映外欠款的金额。而多数企业财务管理方面需要准确反映与客户的往来,为此实务中暂估入帐时有将增值税金额暂估在应付帐款金额内的做法。暂估入帐包含增值税的做法有:1.将暂估的增值税放在应交增值税-进项税金中核算,发票到时作红字冲销;2.设专门的待抵扣税金户反映;3.在其他应收款-暂估进项税金核算等。
三、如何保证发票到达时,能够将发票和原来暂估入库对应上
暂估入帐最容易产生的问题就是暂估容易冲销难,难就难在发票到达后找不到原来对应估入的是哪一笔,特别是客户很多或较长时间才收到发票的情况更易才生此种问题。解决的方法一就是按上面所说的月底暂估,月初回冲,保持帐务的连续性以免因发票长时间未到而难以查对;二是设备查帐(表),对每笔新发生的的暂估入帐及发票到达冲销后都要及时登记,将存货明细帐与库房的明细帐定期不定期地核对,以减少差错的发生及尽早发现差错。
四、库房与财务之间应如何传递手续?
因企业情况千差万别,机构设置不一,传递手续应根据企业本身的情况进行设置,不可一概而论。下面介绍的两种库房与财务之间具体传递手续的形式是根据应付帐款管理的归属情况而言的,供大家参考:
(一)应付帐款由财务部门管理型
1. 材料到库验收后,由验收部门填制入库单,并将其中一联上转会计,会计每收到一张入库单,就将其存放好(可设一专用夹存放)。
每收到一张发票,就将其与已存放的入库单做核对,如果核对上了,将这两者放在一起,做一个存货入库凭证。到了月底,会计将所有没有与发票核对上的入库单做一个汇总,列一个清单,做一个存货暂估入库的凭证,但并不把这些入库单都钉到凭证本里,而是仍然留在手边。
第二个月初,会计马上做一个相反的会计分录,将上月末的存货暂估入库冲回。然后,在第二个月里,和第一个月一样将收到的发票与手边的入库单核对,这样的做法,可以始终很清楚地知道,哪几笔存货还未收到发票。而且,由于有这种“月底暂估,月初冲回”的动作,自然而然地将暂估与实际发票金额之差就消除了。
2. 多与采购部门沟通,以便确定暂估入帐的单价和金额;多与库管部门沟通,以保证帐务与实际库存的一致性。
(二)应付帐款由采购部门负责管理型(备注:实务中使用此流程的企业不多)
1. 每月由采购部会计根据划价的入库单编制应付账款暂估入账明细汇总表。编制的汇总表原材料数量必须与保管报送的原材料入库汇总表相符(不对财务单独报送入库单)。
2. 供应商凭与采购部会计核对无误的入库数量开具供货发票,供货发票后面必须附物资入库单。签字手续履行完毕后交财务部入账。
3. 财务部根据入账的发票确认对供应商的债务,采购部会计根据入库单记载各供应商的应付账款流水账,作为供应商发票未到时付款的依据,货款支付时采购部会计需做好登记工作。
4. 财务账面反映的应付账款-----暂估应付款余额为未开发票金额。
5. 供货商发票到位后采购部会计及财务往来会计应做好记录,并取得由供货商签字盖章的对账单。
6. 这样处理的好处:能准确反映各原料欠发票的情况。如果不是预付账款,财务完全能凭账面余额来支付货款,不会出现多付的情况。
7. 不足之处:若供应商不及时开发票,财务账面将不能准确体现欠供应商货款的情况。对采购部会计的账务依赖性增加。
五、与存货相关的税务问题
(一) 年底暂估入帐的存货在企业所得税汇算清缴时要不要做纳税调整
税法对此没有明确规定,相关的原则规定是国税发【 0】84号文《国家税务总局关于印发<企业所得税税前扣除办法>的通知》中第三条的规定:纳税人申报的扣除要真实、合法。真实是指能提供证明有关支出确属已经实际发生的适当凭据;合法是指符合国家税收规定,其他法规规定与税收法规规定不一致的,以税收法规规定为准。
实务中税务较多运用的原则是:在企业所得税汇算清缴前发票已到达的或能提供能充分证明暂估入帐真实性的其他原始凭证如合同等就不必做纳税调整,否则应做纳税调整,以防止企业滥用暂估入帐。
(二)与存货有关的纳税筹划
1. 在满足需要的前提下,只把在产品构成比例较大的几种做为原材料,其余的原材料直接核算到相应的产品成本。这样既能减少部分工作量,又能将这部分成本提前周转进销售成本,可节约些资金的时间价值。
2. 低值易耗品摊销方法的选择:若企业正处在享受减免税政策期间内,宜采用五五摊销法,以使低值易耗品延后摊销;而在没有或不享受税收政策时则宜采用一次摊销法,入帐同时即进行摊销,而不要使用五五摊销法,当然若管理需要可设套备查帐。
3. 我国现行的所得税法是重损益而轻资产,即对期间损益作了大量详细的禁止性或限制性规定而对资产价值及生产成本的计量却缺乏相应的规定。可是资产最终会通过折旧、摊销、销售等方式转化为期间费用,现在的资产价值即是今后的期间费用的来源和依据,且会计本身就是介于艺术和科学之间的一门学科,它离不开估计、判断并由此衍生出了令人眼花的会计魔术,这为企业纳税筹划提供了广阔的选择空间。也为存货成本核算这方面提供了足够的筹划空
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