医药制药企业采购管理制度，采购工作的流程与常用表格

　　一、目的
　　为加强采购管理，规范物资采购流程，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

　　二、适用范围
　　本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的固定资产、生产物资、办公用品等。

　　三、采购原则
　　采购过程中要遵循5R原则，才能使采购效益最大化。
　　1、适价(Right price) 降低采购成本，从而给公司带来利益；
　　2、适质(Right quality) 采购的物料质量决定了生产出的成品质量；
　　3、适时（Right time） 提前做好采购计划，才能保证原材料的及时供应；
　　4、适量(Right quantity) 采购数量过大，会造成库存的压力，数量过小，则影响生产；
　　5、适地(Right place) 在同等状态下，就近选取供应商，可以降低物流成本。

　　四、采购员职责
　　1、执行采购计划；
　　2、建立供应商资料与价格目录；
　　3、询价、比价及定购作业；
　　4、进货品质、到货数量等异常情况的处理；
　　5、建立采购明细台账；
　　6、维护与供应商的合作关系。

　　五、采购流程
　　1、采购申请
　　物资需求部门根据生产或经营的需要，走OA流程，填写《采购申请单》，申请单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期等。按采购申请流程，由各相关部门负责人审批，经总经理批准后交采购部门采购。原则上所有流程都要走OA，纸质申请无效。

　　2、询价、比价
　　2.1 每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价。
　　2.2 将所购物料的名称、规格、数量等相关信息口头告知或传真供应商，并要求报价。
　　2.3 采购员接到报价后，需进行比价，并做好比价记录。

　　3、选取合格供应商
　　对于公司原料、辅料、包装材料等生产物资需要审核资质、检验样品的新供货商，则要新供应商将资质样品交至公司质保部审核，通过后才能列入合格供应商名单；对于合作过的“老”供应商原则上不需要再提供资质和样品，除资质过期外。仪器设备、办公用品类物资采购不需要提供。

　　4、合同签订
　　4.1 联系报价最低的合格供应商签订产品购销合同；
　　4.2 每票采购都应签订合同；
　　4.3 合同基本要素：单位、名称、规格、单价、数量、总额、质量标准、付款方式、验收方式、运输及费用承担、违约责任等。这些要素都要在合同中体现。

　　5、进度跟踪
　　为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真等方式跟供应商联系，以确保物资的及时供应。若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，重新和供应商确定新的交货时间，并知会需求部门。严重影响生产进度的，需重新另找供应商以确保物资供应，保证生产。

　　6、收货
　　物资到达后，采购员要第一时间收货，清点物资数量，观察外包装是否有损毁，有损毁且影响质量的应当场拒收，拍照取证，并知会供货商。同时做好收货台账登记工作。

　　7、验收入库
　　到货后，应严格按照合同关于“验收方式”的规定：“货到后立即组织验收，超出多少天未提出异议的视为产品合格”。仪器设备、办公用品等物资由需求部门验收，原料、辅料、包材等生产物资由质检部验收，验收结果由需求部门或质检部签字后交至采购部留存。物资验收合格后库管开具《入库单》，并按流程办理入库手续。对于质检不及时延误生产部门使用的情况质检部门应负主要责任。验收合格入库后，在使用过程中发现个别不合格的情况，质检部应负主要责任，采购部有义务跟供应商协商解决办法，协商不成的质检部应承担相应损失。

　　8、对帐付款
　　采购物品（物资）办理入库后，由采购员按合同约定的付款方式办理付款申请。做好催促发票等后续工作。

　　六、本制度解释权归采购部，自公布之日起执行。
　　七、附件包含以下表单：
　　1、《询价记录表》；
　　2、《验收单》。