采购部管理制度,采购部工作职责,物资采购作业操作流程

加强采购业务工作管理,做到有章可循,预防采购过程中的各种弊端,降低采购成本,提高采购业务的质量和经济效益。

一、实行统一的采购物资范围
公司实行统一的采购管理制度,外购商品具体范围如下:
1、销售日常商品及客户订购的商品;
2、机器、设备工具(含零配件、检测仪器、模具等);
3、办公用品及文具用品、表单印制等。

二、采购部门职责
1、向供货厂商询价,筛选供货单位,供应部门应与其协商,草拟采购合同,其中涉税事务,应先经财务部门审核确认,并报至总经理审批确认;
2、根据仓库和柜组报送的商品库存表,核实仓库库存量,采购物资运输至公司后,根据公司内部控制的流程规定,签发验收单,并核销采购计划;
3、对现款采购的材料物资,付款时应审核供货商的结算凭证、本公司的入库凭证,经审核无误后,方可签字确认,并报送至总经理审批付款;
4、对赊购物资在本公司规定的挂账结算日,审核供货商提交的入库单及退货凭证,根据采购合同规定的条款,编制挂账结算单,并报送财务部门审核。

三、相关部门的工作职责
(一)销售部门的工作职责
1、根据销售订单编制销售计划并下发至相关部门;
2、根据产品的销售趋势,拟定商品采购价格的要求。
(二)财务部门的工作职责
1、设置供应商资料档案,做好采购合同备案的管理工作;
2、认真审核物资采购单及销售的货款结算单、物资出入库手续的执行结果,发现问题及时向有关部门领导报告;
3、对货款结算凭证进行审核,发现问题应督促有关部门纠正,避免给本厂造成经济损失;
(三)仓储部门的工作职责
1、凡购进的各种商品,必须及时按照入库单验收入库,并填写实收数,及时登记保管入账;
2、对赊购采购的物资,在挂账结算签证时,认真审核退货资料,避免给本厂造成经济损失。
(四)其他部门的工作职责
生产、经营、管理需要,需采购相关物资时,必须编制请购单,报至有关部门审核,并交由总经理审批,必要时董事会审批后,才能交由供应部门办理采购事务。

四、采购作业操作流程
(一)基本规定
1、本公司的采购业务统一由采购部门负责办理,其他部门或人员不得自行采购;
2、采购部门应根据仓库存货情况和销售部门下达的销售订单计划,结合库存物资的数量,报至总经理批准后执行;
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