汽车销售公司物资采购管理规范,4S店物资采购管理制度

  1目的

  为规范物资采购程序,加强内部控制,明确经济责任,降低经营成本,确保生产经营的持续稳定,特制定本规范。

  2适用范围

  适用于长久汽车全资及控股品牌4S店,各参股4S店参照执行。

  3术语和定义

  物资采购:本规范所指的物资采购为4S店日常生产经营所需的汽车维修配件、精品装饰件、油漆辅料、低值易耗品、固定资产、市场宣传资料、促销用品、工程物资等。

  4职责

  4.1 4S店各部门

  4.1.1 售后服务部:开发维修配件、油漆辅料的采购渠道。

  4.1.2 装饰部(归属销售部或售后服务部):开发精品装饰件的采购渠道。

  4.1.3 综合部:开发低值易耗品、固定资产、办公用品的采购渠道。

  4.1.4 市场客服部:开发市场推广渠道,广告宣传资料、促销用品的制作与采购渠道。

  4.2各部门经理

  4.2.1 组织对物资采购进行公开招标或通过货比三家进行供应商评选;

  4.2.2 对无指定供应商的临时采购、紧急采购,应向财务经理和总经理报批。;

  4.2.3 对本部门的物资采购结算进行审核。

  4.3财务部

  4.3.1 参与物资采购供应商的招标工作

  4.3.2 供应商相关资料备案存档、不定期询价,监控采购价格;

  4.3.3 对维修配件、精品装饰件、油漆辅料等采购物资执行进销存核算管理并进行定期盘点;

  4.3.4 对无指定供应商的临时采购、紧急采购的采购进行审核;

  4.3.4 物资采购的结算审核。

  4.4总经理

  4.4.1 确定供应商并签署供应商购销合同;

  4.4.2 对非固定合作供应商的临时采购、紧急采购进行审批;

  4.4.3 物资采购的结算审批。

  5管理内容和要求

  5.1 物资采购实行部门归口管理制,对于大宗业务或者长期采购业务要成立采购小组,共同与供应商进行谈判。

  5.2 所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息,及时预测市场供应变化,确保质量过关,价格低廉,供货及时。

  5.3 物资采购实行合同管理制,物资采购原则上要与供货方签订合同(参考样本见“附件1”),详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等,否则造成的损失由采购人员负责。

  5.4 物资采购实行比价采购制

  5.4.1 小宗物资采购(如:零星配件外采、临时促销用品、小额临时办公用品等),要货比三家,确保所采购物资价格低廉,质量上乘。

  5.4.2 大宗物资采购(如:建店固定资产、低值易耗品采购和汽车养护产品、装饰精品等持续性采购)需实行招投标制度,并且每年招标一次。

  5.5 物资采购实行供应商资料备案制,相关采购部门需要落实供应商资质(营业执照)、财务账户信息、联系人授权委托证明及相关信息等,并将相关资料与采购合同一并提交财务部存档。

  5.6 物资采购实行采购质量责任制,采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品,采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣,如有收受回扣行为,一经查证,除全额追缴回扣款项外,将视情节轻重进行严肃处理。采购金额大或长期供应商需签订《反贿赂协议》(参考样本见“附件2”)。

  5.7 物资采购付款实行转账支付制,但非固定合作供应商的临时采购、紧急采购等特殊情况,可以由4S店财务规定具体现金支付金额,对于采取现金付款的业务,也尽量直接由财务支付给供货方,避免业务人员直接经手。

  5.8 采购人员必须对采购物资进行验收,并取得购货发票。

  5.8.1 维修配件、精品装饰件、车间辅料,需办理入库手续,填制入库单,执行进、销、存管理。

  5.8.2 低值易耗品、固定资产、办公用品由综合部指派专人进行实物台账管理,领用时有领用人签字。

  

  
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