物资采购与出入库管理制度，采购、验收、出库管理程序

本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的采购管理以及出入库管理。其目的是为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购以及物资出入库的监督与管理。
相关管理制度：生产物料管理制度、办公用品管理规定等。
制度中涉及到的附件内容，例如采购计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等，详见物料采购管理或者项目采购管理中相关管理工具。

1、总则
1.1为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本制度。
1.2本制度是公司物资采购管理的基本规范，适用于公司物资的采购以及出入库管理。
1.3采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。

2、采购部职责以及工作原则
2.1采购部岗位职责
（1）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；
（2）负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；
（3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；
（4）负责物资采购的询价、议价、比质、比价；
（5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；
（6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。
（7）负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；
（8）负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并协助实施物资盘点。
2.2物资采购原则
（1）未经审批的物资一律不得采购；
（2）仓库内的库存物资应优先使用；
（3）建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；
（4）采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；
（5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；
（6）对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。
（7）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。

3、物资采购管理
3.1物资采购一般规定
3.1.1为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。
3.1.2公司各部门要按程序报物资采购计划，在每月的日前向采购部报下月的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公室。
3.1.3各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责%的经济损失，所在部门承担%；同时，采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。
3.1.4物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。
3.1.5物资采购时，如使用单位出具的原材料出现短缺现象，采购部应征求使用单位意见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购部负直接责任。
3.1.6采购部未能及时完成的采购任务，应及早报主管生产副总经理说明原因，拟定补救措施。
3.1.7《生产物资采购计划单》、《非生产物资采购计划单》一式联，各部门审核签批齐全后，必须交到每联上的指定部门，以便统计核对。
3.2物资请购
3.2.1生产物资的请购：由采购部采购人员针对需采购的物资，依公司存量管理基准、用料预算、参酌库存情况，进行市场摸价、货比三家后，如实逐项填写“生产物资采购计划单”，并按“计划单”下方所设会签部门依次审核签批后，将“计划单”分交给相关部门统计备查。具体流程如下：
部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 部门采购员 →交财务科和办公室统计→采购。
3.2.2非生产物资的领用及请购：非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求，每月初预报，填写《非生产物资申领计划单》，经相关部门依次审核签批后，交由采购部门进行汇总采购后，凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领计划单》向物资管理部门领用。非生产物资的申领与采购流程如下：
部门人员编制《非生产物资申领计划单》 → 部门负责人 → 财务科 → 总经理 → 办公室统计 → 采购部按汇总好的申领计划，编制《非生产物资采购计划单》→ 财务科 → 总经理 → 交办公室统计→采购。
3.2.3紧急请购：对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资采购申请单”与采购人员取得联系，以便及时备货、保证使用。如遇总经理外出，由请购部门电话请示总经理同意后，如实逐项填写“物资采购计划单”，并在"备注栏"注明原因，方可采购，凡紧急请购的物资，必须在1-2天内补办审批手续。具体流程如下：
部门采购员编制《生产物资采购计划单》 → 部门负责人电话请示总经理同意后 → 部门采购员 → 1-2天内按“物资采购计划单签批流程”补批手续。
3.3采购程序
3.3.1采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。
3.3.2采购员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。
3.3.3采购员要如实、认真、工整、逐项填写“物资采购计划单”中的各项目，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。
3.3.4总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资采购计划单》上的“总经理审批意见”栏确认合适供应商，并在下方“总经理”处签名。

4、物资验收入库管理
4.1物资验收入库一般规定
4.1.1采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况。物资入库时，采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或质量管理部门办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。
4.1.2仓库保管人员在验收过程中发现的问题，要及时通知物资使用部门和物资采购人员，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。
4.1.3验收中的不合格物资，严禁接受，如出现工作失误或故意验收，保管人员负全部经济责任。
4.1.4采购人员对款已付而货未到，或货到发票未到，应及时通知对方经办人，尽快查实情况。
4.2物资验收入库程序
库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资采购计划单》进行验收，核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资，库管员须到现场进行入库验收，并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。具体流程：
采购员或供应商送货到库 → 库管员与《非、生产物资采购计划单》核对验收无误后开具《入库单》 → 部门负责人核实《入库单》签字 → 库管员入账。
4.3采购物资的发票入账流程
发票 → 库管员将《入库单》附在发票后 → 部门负责人在发票上签字 → 财务部 → 总经理 → 财务入账 。