企业如何规范擅自离职员工

对于任何一位有经验的HR而言，办理员工入职和离职手续可谓是最基本的技能。除了绩效考核之外，管理好员工的“进”与“出”是HR的天职。可是，很多HR朋友反映，其所在公司时常发生员工擅自离职---既不打任何招呼，也不办工作交接就突然“人间蒸发”了。处理这样的事情时，公司往往非常被动，有时员工擅自离职不但可能导致公司工作安排一时陷入混乱，而且还给公司造成经济损失，那么，我们该怎么办呢？

【案例】

2008年9月，高中刚毕业的四川小伙小Z，怀着一颗激动的心，加入到了南下打工的队伍中，来到广东一家餐饮娱乐有限公司求职。经双方协商，签订了为期三年的劳动合同，期限为2008年月9日至2011年8月，双方就小Z劳动合同履行期间的工资作了约定，同时，就考勤管理、旷工管理等，以及双方可能出现的违约行为所应承担的违约责任，均一一做了约定。

2011年春节前，小Z突然离开餐饮娱乐有限公司不知去向。这样的情况，对于公司HR来说，已经是见惯不怪了，加之春节假期即将到来，公司也无暇对此时作过多的处理，仅作“员工擅自离职，除名”记录处理，就草草了事，并未作其他处理，也未与员工办理离职手续。

半个月后，小Z回到公司申请辞职，并要求支付全额工资，包括春节期间法定节假日的工资。公司HR认为，小Z在春节前就擅自离职了，工资只应算到小Z春节前离开的前一天，后面的工资，以及春节期间法定节假日的工资，不应当支付。双方各执一辞，最终闹到了仲裁处。

最终仲裁作出裁决：因为小Z承认了旷工，对旷工日期不予支付工资，但春节期间法定节假日工资，仍需支付。虽然，对于公司来说，春节期间法定节假日的工资不多，不算什么。但小Z的主管，公司HR，都觉得很无辜，明明春节前小Z已经擅自离职离开了公司，为什么还需要支付这之后的春节法定节假日的工资！

【点评】

本案，对用人单位的警示意义，在哪里呢？

员工离职，解除劳动关系，须格外注意法定程序。用人单位应当建立完善的企业管理的规章制度，对企业职工的奖惩，应当严格依照有关劳动法律法规规定，履行有关法定程序，遵循对企业职工负责的原则。

根据《劳动合同法》第三十九条劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：
（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；
（二）严重违反用人单位的规章制度的；
（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；
（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；
（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；
（六）被依法追究刑事责任的。

第二款规定，严重违反用人单位的规章制度的，企业可解除与该员工的劳动关系，只需付旷工前的工资。另外根据《违反〈劳动法〉有关劳动合同规定的赔偿办法》第四条，劳动者违反规定或劳动合同的约定解除劳动合同，对用人单位造成损失的，劳动者应赔偿用人单位下列损失：
（一）用人单位招收录用其所支付的费用；
（二）用人单位为其支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理；
（三）对生产、经营和工作造成的直接经济损失；
（四）劳动合同约定的其他赔偿费用。

用人单位可以依此跟该员工解除劳动合同以及向该名员工索取赔偿。

为此，擅自离职的员工，用人单位可以按照旷工、严重违反公司规章制度，解除员工的劳动关系。案例中，餐饮娱乐有限公司显然没有按照上述法规的有关程序进行解除劳动关系，因而导致了后来的争议和败诉，付出了支付不必要经济代价。

在《劳动法》、《劳动合同法》的背景下，企业一般不再使用“除名”的概念，而以解除劳动合同来处理。但《劳动合同法》对用人单位单方解除劳动合同一贯以来采取的仍是严格的法定主义，即用人单位必须符合法律规定的条件和程序，才可以不经劳动者同意单方解除劳动合同，同时，在解除劳动合同的过程中，提前通知、征求工会意见及通知员工本人等法定程序仍然有着重要的法律风险防范意义。

【延伸】

案例中，这点代价，可能对于企业来说并不算什么。但员工擅自离职，用人单位还会有什么风险？

员工擅自离职，如果用人单位没有及时办理解除劳动合同手续，员工很可能会回来向用人单位主张工资、加班费等（因考勤纪录的举证责任由用人单位承担）；其次，员工擅自离职，若用人单位没有及时办理解除劳动合同手续，用人单位与员工的劳动关系，在法律上依然存续。这时，若员工在外发生人生意外伤害，尤其是死亡的，其家属极有可能把责任以及赔偿问题，推到公司、用人单位身上。谁是他的公司、用人单位？相信现在大家都很清楚了。

【指引】

那么，遇到员工擅自离职，用人单位应如何应对和处理呢？

首先，遇到员工擅自离职的，用人单位应当以书面形式送达通知书，限定员工在指定是时间内回公司上班，并提出如限期内不上班的处理措施。其次，当员工擅自离职达到可以辞退的标准时侯，用人单位应当将解除劳动关系的事宜公开，并以书面形式送达离职通知书给员工，通知其前来办理交接工作以及离职手续。

至于通知书的送达，用人单位应采取挂号信或EMS形式，将通知书送达至员工信息登记的住址、身份证地址，或者经济联系人地址，并保存好回执。送达日期，以签收日期为标准。若员工不签收，或邮寄信被退回，用人单位应当完好保留邮寄信，如有争议发生，至开庭时方才当仲裁员的面打开邮寄信，以证明用人单位履行了通知义务和用人单位解除劳动合同的意愿。必要时，用人单位可以在报纸上登声明，自通告之日起满30天视为送达。

另外，如果员工违反劳动合同中约定的保密义务或者竞业限制的，造成用人单位损失的，用人单位可以申请仲裁，要求员工赔偿损失。如果用人单位为员工支付了培训费用，而员工未到期离开的，用人单位可以要求劳动者赔偿培训费。如果员工未与公司办理离职手续就到其他公司上班，造成原公司损失的（有实际数字证据），公司可以要求员工赔偿损失。

【规范管理】

当员工擅自离职的问题发生、出现的时候，规范、严谨、细致的处理操作，很重要。而同时，在日常工作中，如何规范企业规章制度，完善内部管理，做到预防擅自离职的出现、发生，以及为日后一旦出现、发生的时候，操作有依有据，则是HR日常工作中的重中之重。在这方面，我们又应该怎么做呢？

首先，制定规范、严谨、完善的企业人力资源规章制度、《员工手册》，必不可少。企业人力资源规章制度中，应当明确员工辞职的，必须提前三十天以书面的形式通知用人单位，并办理完相关的交接工作、离职手续，方可离职。同时，制定详细、严谨的《员工入职申请表》。表中要求员工填写部分，要包含员工联系方式、现住址、身份证住址、紧急联系人联系方式以及紧急联系人联系住址等。员工面试、入职前，HR应当让其明确填写以上资料，并注明当以上员工资料、通讯方式、地址等发生变动的时候，员工应及时以书面形式告知用人单位，否则，一切法律后果、责任有员工本人负责。以上内容，并应一并体现与企业《员工手册》中。

其次，在企业人力资源规章制度、《员工手册》中，应明确规定因员工擅自离职给用人单位造成损失的，员工应予赔偿并约定赔偿的范围，根据法律规定，可以要求员工赔偿下列损失：（一）用人单位招收录用其所支付的费用；（二）用人单位为其支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理；（三）对生产、经营和工作造成的直接经济损失；（四）劳动合同约定的其他赔偿费用。

再次，在有必要的时候，企业应当在员工入职时，与员工签订《保密协议》，特别是针对一些特殊、敏感、容易接触到公司机密、技术的部门、岗位的员工。同时，应当在企业人力资源规章制度、《员工手册》等之中，或者制定相关的《保密制度》，明确员工的保密义务和责任，使其在离职后仍然负有对企业商业秘密等的保密义务；

除此之外，企业在招聘员工的同时，可以同时考虑加强对员工的背景调查（包括学历、身份证等），选择适合、符合本企业企业文化的员工；在薪酬制度方面，渐进式、具有吸引性和增长空间的薪酬设计，能加强企业对员工的吸引力；同样，良好的企业福利，也能加强员工对企业的归属感。

相信通过规章制度的完善，应急处理操作的学习，HR们在遇到员工擅自离职的时候，都能得心应手的妥善处理了。