生管/物管人員在製造業應具備之條件及其重要的责任

　　製造業裏的每一家公司都少不了一個職位，即計畫員，負責生產計畫的稱為生產管理師，或稱生管工程師、生管計畫員，俗稱生管(PC)；負責物料計畫的就稱為物料管理師，或俗稱物料(MC)，有的公司沿用日語的名稱就叫做資材管理員(師)。
　　不論他/她的稱呼是什麼，他/她的主要責任就是做好生產和物料的計畫和排程。這是一個十分「心」苦的工作，每天要面對許多的問題和挑戰，譬如客戶要求插單、提前交貨、變更訂單數量、機器故障停機、供應商延遲交貨、進貨品質不良…等。但公司仍得如期出貨給客戶，既要保持生產線的效率及正常運作，又要維持很低的存貨水準。他/她是製造工廠裏的靈魂人物，神經中樞。面對每天許多可能突發的狀況(天有不測風雲)，他/她每天要做許多的決策，但大體而言，不脫離三個基本的問題：
1.要生產或採購什麼？
2.生產或採購多少？
3.何時要發出生產或採購訂單？訂單應何時完成？這三個都不是很好回答的問題。

　　成功的生管/物管人員應具備之條件
　　想要扮演好成功的生管和物管人員的角色，不是一件容易的是。他/她要對公司的產品和生產步驟相當瞭解，也要對物料的特性和用途有所認識，還要時時刻刻掌控生產進度和物料的狀況。才能做好生產和物料的計畫和管制。除了專業的技能和知識之外，他/她還要具備何種特質呢？
　　美國生產及存貨管理協會(APICS)列舉一位計畫人員(planner)應該具備十種的特質，以下就逐項說明。
　　1. 良好的數字觀念：由於生產及物料的計畫與控制所處理的都與數目有關，例如：生產或採購的訂單數量是多少？哪一個項目(料號)?存貨金額價值多少？哪一天訂單應該完成(何時)?而且數目隨時在變，若是缺乏數字觀念，做起來就會覺得吃力，且不易把事情做好。具有良好數位觀念與否多半是個人的天性，後天的努力和改變是有限的，這是擔任此項職務的人要先對自己的特質有所認識。
　　2. 掌握數目隱含的意義：數目字固然提供了一些資訊，但是它說明了什麼事情？例如：存貨是否偏高或太低？計畫是否可以如期達成？生產的效率是否符合預期？對客戶的如期交貨率是否有改善？這一些都需要生管或物管人員去探討或說明。因此，要對數字背後隱含的意義有更深的瞭解，才有助於工作。
　　3. 承受壓力之下依然冷靜：由於生管/物管人員面對瞬息萬變的狀況，有許多原先意想不到的問題會發生，許多事情無法依照原先的計畫去進行，例如：供應商延遲送貨、庫存料帳不准造成短缺…等，生管/物管人員在此種壓力下，必須依然保持冷靜，才能作更好的替代方案，使不預期的衝擊所帶來的負面效果減至最低，如果生管/物管人員慌亂，生產和相關部門的人必會隨之慌亂而不知所措。
　　4. 要有彈性，找出方法做到別人認為不可能的事：由於現實環境狀況一直在變化，原先的計畫無法執行時，生管/物管人員就必須想出較佳的方法來解決問題。而解決的方法不是僅有一種或二種，誠如工業工程人員所尊奉的信條：「凡事都有更好的方法」。生管/物管人員也必須在面對問題時，想出更好的方法」生管/物管人員也必須在面對問題時，想出更好的方法，並付諸計畫與實行。
　　5. 做一個解決問題的人而不僅是救火隊：生管/物管人員每天都可能面對許多問題，這些問題可能是一時的，也可能是長期以來經常發生的，如果僅是扮演救火隊員的角色，只能把當時獲當天的問題解決，但若沒有找出其問題的根源，加以解決，問題仍會一而再地發生。因此，生管/物管人員除了解決一時的問題(救火)，也要設法找出問題的癥結，徹底解決，以免再度發生，或減少其發生的頻率。在實際工作裏，許多生管/物管人員努力去扮演好救火隊員每天的工作，卻無力獲無心去解決根本的問題，例如建立一個制度或提出改善方案，因此，常覺得十分勞累。
　　6. 有條理，資料保存的好，準確性高：生管/物管人員每天處理的資料量極大，舉凡客戶訂單、生產排程、製造工單、派工單、採購訂單、供應商交貨單、入庫單…等。如果平時沒有良好的習慣，隨時將這些資料分類、歸檔，以便查詢，避免需要時找不到所要的資料。因此，需先要求自己做到凡事要有條理，而且也要求自己提供給別人或由別人提供的資料，其準確性要高，例如：庫存數、生產完成數、銷售預測數、客戶訂單的規格、數量等。資料若不準確，依據其所做的決策就會錯誤，而錯誤的決策往往需要十倍，甚至百倍的力量才能彌補。
　　7. 堅定以達成預期任務：由於計畫的執行往往會遭遇困難，生管和物管人員必須要有堅定不移的決心，才能排除萬難，達成原訂的目標。
　　8. 好的溝通者：生管和物管人員所扮演的角色是許多功能部門的協調者，因此也必須要具備良好的溝通技巧。此種溝通技巧包括口頭、書面和人際間的溝通，以調和各部門的意見，群策群力，共同解決問題。
　　9. 贏得信賴與信心：生管和物管人員負責計畫和控制，他(她)所做的決策為生產、採購以及其他部門所遵行。因此平常必須建立別人對他/她的計畫給予尊重和信心，才可能有效地執行。生/物管人員事前審慎的思考和計畫，並考慮可能發生的狀況，以免「朝令夕改」，如此才能贏得相關部門的信賴和信心。
　　10. 為了解決問題，願意將問題反映至組織裏更高的層級：生管或物管人員面臨的小問題往往是影響整個大企業的大問題，例如：對客戶承諾的貨無法如期交貨、生產線因故停線、工人無事做。此時生管或物管人員就必須立刻向上反映，請求上及做裁示獲協助解決，「人微言輕」，不敢向上反映，以致拖延處理的時效，小問題擺久了便成為大問題。

　　　　生管和物管人員是製造業裏協調各單位、擬定生產或物料計畫的人，要做好這項工作，有些是要具備一些天生的特質，例如良好的數字觀念；有些卻可由對自己的要求和訓練得來，例如前述的遇事冷靜、沉著、堅定、準確性高、良好的溝通技巧和解決問題的能力，成功的生管/物管人員不但會有良好的工作生涯，也是製造業裏一項最重要、不可缺少的資產。
生管必备的“六个三”内功心法  
俗话说“女不赎身，男不赎字”。作为生管人员，接了订单签了自己的名字，就等于卖掉自己的脑袋。要想换回自己的脑袋，就要使出浑身解数，想尽一切方法，用尽一切手段，把货如期发走才是唯一的办法。所以做为生管人员必须要掌握及灵活运用“六个三”内功心法。
  
一、 生管人员的三把剑：快、狠、准。  
1、 快：生管类似人的心脏，必须要最大范围最快速度的接收并处理各种信息，还要以最快的速度发布出去。  2、 狠：正确运用公司的流程、办法、规则等“法律”手段来维护生产计划体系。  
3、 准：俗话说“打蛇打七寸”，就是要击中要害。生管人员处理事情要抓住重点，快速切入，不拖泥带水。
二、 生管人员的三把刷子：情、理、法  
1、 情：动之一情，遇到急单、插单（老板交办）、突击事件，最好用人情、感性的一面着手处理。  
2、 理：有此事情 “墙头草两边倒” 可行可不行的时候，要站在生管的立场甚至是公司的立场，用“三寸不烂之舌”理论技巧说服。  
3、 法：在适当的场合适当的时候请出公司高层（老板），以及用流程、规范、办法、厂规等“法律”的手段强制执行。  三、 无事三登采购殿：一般说从下《物料需求计划》到物料入库这段时间是采购在掌控，生管不应插手，但做为生管人员要在这期间却最少三登采购殿。  
1、 一登：物料计划下出一个星期内，要询问一下采购的下单情况（供应商反馈情况）。（橙色信号）  2、 二登：生产计划一般是周滚动计划，在生产前一星期要了解一下供应商的生产情况。（黄色信号）  
3、 三登：生产开工日期与物料交期中间一般有二、三天的前置时间，到了交期未交的物料生管要开出《物料交期异常跟催单》。（红色信号）  
四、 三查勤  
1、 上班查：在上班的时候要查该开工的产品生产线上有没有开工。（按时开工）  2、 中间查：在生产过程中，是否按正常的进度在运行。（计划生产）  
3、 下班查：在下班的时候要查该完工转序（或入库）的产品是否有转序（或入库）。（交期达成）
五、 三现  
1、 一现：过程出现异常要第一时间（立即）到达异常事故地点。（现场）  2、 二现：通过现场的人员和主管了解事件的详细情况。（现况）  3、 三现：联系相关的主管跑步到现场处理事情。（现物）
六、 三部曲  
1、 接单要评审：任何订单都要经过技术、品保、周期的确定。（卖脑袋）  
2、 进度要确认：现今世上除了相信上帝就是相信数据，一切交涉过程必须要有白纸黑字。（过程控制）  3、 交期要完成：要想活命就要用尽一切方法，不惜一切手段完成使命。（顾客满意）