采购信息记录，合格供应商评定，采购询价报价技巧

　　1.创建采购信息记录

　　一个采购信息记录建立了供应商和物料之间一对一的关系，是采购历史记录，记录了一个供应商供应次物料的价格，信息记录随物料和供应商一起由数据组维护，用来限制合格供应商，没用信息记录时，系统是不允许建合同及订单的，当有新的供应商时采购员需在系统外提交主数据申请，有数据组建立信息记录。信息记录的价格信息可以由询报价来更新。

　　如果涉及到委外的采购件，它的下层也是采购件，那么也要对下层的采购件维护货源清单，货源清单描述一个物料和多个供应商的关系，作为采购的依据之一，是主数据的一部分，对于收货到质检状态的物料的采购都必须有货源清单，并且货源清单的维护必须在计划订单转采购申请之前。对于在主数据中标记有“源清单”的物料，必须从存在于源清单中的供应商处采购。值得注意的是，如果委外加工物料的下层采购件没有维护货源清单，那么，当下层物料分配到加工物料的供应商库存时，会出现供应商库存中的物料不能参与系统中的BOM运算，从而得到系统中库存不能满足生产，跑出相应的计划订单，错误提示采购员采购物料的结果。

　　2.合格供应商评定

　　对将要为本工厂提供物料的供应商进行资质评审，并将通过评审后合格供应商的信息，包括供应商的基本信息、有资质供应物料的对应关系、允许供应物料的时限等，创建到系统之中，通过系统规范采购行为。

　　在供应商完成供应之后，定期对供应商的供应业绩进行考核评估。通过系统数据的积累及必要的系统外评价，将评估信息维护到SAP系统中去，并在系统内完成供应商的业绩考核评估，确保供应商长期供货的资质，保证相关业务的正常操作和运行。质量管理部门负责组织工厂的供应商评审组，按照程序对供应商的资质进行评审，通过评审确定合格供应商并发布《合格供方注册名录》。评审组组织相关的诸如技术、生产、财务、采购等相关专业人员，对所需要的相关信息进行收集、整理、审核，填制《供应商基础数据采集表》，评审组将《供应商基础数据采集表》提供给数据中心。信息技术部数据管理组维护人员依据评审组提供的数据，在系统中创建供应商、以实现物料与供应商的对应关系和供应资质的时限的基础数据录入、创建货源清单对物料的货源进行初始维护。只有当这些信息全部维护完成后，采购部门方可创建采购订单并执行采购行为。在与供应商进行了一段时间的业务后，工厂采购部门组织相关部门对供应商的交期、价格、质量、服务等进行综合考核评估。综合考核评估结束后，评估组向质量管理部门提供《供应商分级清单》。质量管理部门依据《供应商分级清单》判定供应商是否合格，是否有资质继续对某一特定物料向本工厂提供供应，对不合格的供应商需要由质量管理部在系统中对供应商整体实施冻结，如果只是限制该供应商对某一特定物料的供应，则对采购信息记录进行冻结。合格供应商则可继续使用。

　　3.在系统中创建、审批和更改采购申请。

　　及时有效的将物料需求计划产生的采购计划转化成为采购申请，保证生产所需物料的及时到达，同时该流程还可以把相关需求部门手工产生的采购申请维护到SAP系统中去，保证相关业务的正常操作和运行。

　　采购申请的产生有两种方式，一种是根据日常一些需求部门的采购需求手工在系统维护，这种包括战略性的采购、提前采购等等情况。另外一种是根据物料需求计划产生的计划订单转化过来的。如果是根据MRP运行结果来维护采购申请则物资供应部采购员在系统中将采购计划转化为采购申请并根据情况调整申请数量；如果是需求部门申请采购，则由相关申请部门直接填写采购申请通知单，然后提交物资供应部相应采购员在系统中维护，形成系统中采购申请。如果采购申请不需要审批，则该流程结束，如果需要审批，部门领导在系统中对采购申请进行审批，如果审批不通过，则由采购申请维护人员根据领导批示进行可能的采购申请修改，修改后继续提交审批。审批通过后申请创建成功完成。

　　4.询价，报价

　　当物料无合同价格或原有价格失效且不需要招投标时，需要进行询报价。

　　及时有效的将询报价结果维护到SAP系统中去，确保供应商选择的合理性，采购价格等相关采购信息的有效性，保证相关采购业务的正常操作和运行。

　　物资供应部采购员在系统中查看零件总需求，并产生零件总需求清单，此时需要判断物料是否有相关满足需求的未清合同存在。如果该物料有满足需求的未清合同，则该流程结束。如果没有满足需求的未清合同，则判断该物料是否需要招标，如果需要招标则转入招标及合同维护流程。如果既没有合同又不招标，则需要选择和确定能够提供该物料的供应商（包括议标的供应商）。在确定供应商范围后，如果没有信息记录则转入采购信息记录维护流程，如果有信息记录但是该信息记录已失效（特别是价格），说明没有有效的价格，则需要在系统中维护询价单，向供应商询价，在供应商提供报价后把报价维护到系统中，通过价格比较确定供应商，并把比较结果提交部门领导进行审批，审批通过后则确定是否签订合同（特别是对于议标的结果基本是要签订合同的），如果要签订合同则进入招标及合同维护流程，如果不签订合同，则把有效的价格更新到信息记录中。

　　5.招标及合同维护

　　在有信息记录（合格供应商信息）的前提下对供应商进行招投标，并签订相关合同。

　　及时有效的将合同维护到SAP系统中去，保证相关采购业务的正常操作和运行。