采购与付款管理制度，加强对采购与付款业务的内部控制

　　采购的物资到达后，经办人员应通知品技部进行检验。品保部根据材料质保书或合格证等检验依据，在规定的期限内完成。其检验期限由品技部门与采购部门协定。品技部检验样品后，应及时出具检验报告。
　　采购人员在取得所采购物资的检验报告后，应填制“物资验收入库单”，检验人员应在“物资验收入库单”签字确认”，仓库根据验收入库单办理入库或退货手续。

　　=====全文目录=====

　　第一章总则……1
　　第二章　岗位分工与授权批准……1
　　第三章　请购与审批控制……2
　　第四章　采购与验收控制……3
　　第五章　付款控制与流程……3
　　第六章　物资入库与检验流程……4
　　第七章　采购物资的管理及考核……5
　　第八章　监督检查……6
　　第九章　附则……6

　　=====正文节选=====

　　第一章 总则
　　第一条　为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规，制定本管理制度。
　　第二条　本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款，包括原材料、配套（外协）件等。
　　第三条各物资采购采购部门可根据本制度，结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法，并组织实施。
　　第四条　各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

　　第二章　岗位分工与授权批准
　　第五条　相关部门要明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
　　采购与付款业务不相容岗位至少包括：
　　[一]请购与审批；
　　[二]询价与确定供应商；
　　[三]采购合同的订立与审核；
　　[四]采购与验收；
　　[五]采购、验收与相关记录；
　　[六]付款审批与付款执行。
　　公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。
　　计划部：采购计划管理；确定请购物资清单；跟单采购；协助供应商办理验收手续。
　　成本科：体系优化；签定采购合同；确定采购比例并录入系统；对现结、预付业务办理付款申请手续；小批物资、辅料采购。
　　品技部：对来货质量进行判定，并出具判定结果。
　　仓库：打印验收单；根据验收单清点物资；办理物资验收、验退；
　　财务部：负责月结业务的对帐、付款；审核所有采购发票；对现结、月结付款价格审核；对签批的资金支付申请进行付款。
　　其他部门：涉及其他物品采购（如办公用品）的，使用部门为经办部门，提出购买申请，办理付款手续等。财务部对其进行审核监督。
　　第六条　公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。
　　第七条　公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度，明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
　　第八条　审批人应当根据采购与付款业务批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
　　经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人或上级领导报告。
　　第九条　对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关部门进行论证，实行集体决策和审批（例如：超过最高库存备货等），防止出现决策失误而造成严重损失。
　　第十条　严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务。
　　第十一条　各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单[或采购合同]、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

　　第三章 请购与审批控制
　　第十二条　采购人员具有请购权，部门分管副总行使审批权。采购人员根据生产计划安排和各部门实际需用，在考虑合理储备的基础上核算出计划采购数量，填制请购表，由部门负责人审核，交分管副总审批后实施采购。
　　在销售订单、生产计划或实际需用发生变动时，相关部门必须及时通知采购部门，采购人员必须及时调整采购计划，对正在采购的要调整采购数量，对已采购回厂的，采购部门和相关部门必须对多余部分明确处理办法，避免造成积压。
　　特殊物资采购须经总经理或公司办公会决定。

　　第四章 采购与验收控制
　　第十三条　采购部门应当根据审批后的请购物资及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
　　第十四条　成本科应负责市场调研，将供应商的信誉、价格、质量等级、供应量等列表备选；对采购市场价格进行分析，并对价格合理性负责；并将以上情况和市场情况进行综合，通过比质比价的程序确定供应商。小额零星采购也应由价格部门事先对价格等有关内容进行审查。采购部门对正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质等级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。
　　企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经采购、质检、技术等部门联合考核后才能进入。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。
　　第十七条采购合同应按合同评审流程进行评审，应对采购合同进行审核，对于审批手续齐全，合同条款符合规定的才同意盖章。
　　第十八条　检验部门或检验人员应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。
　　对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。