采购管理制度与工作流程，请购、下单、稽催、对账的规定

　　采购作业内容是从收到“请购资料”开始进行分发采购资料，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。

　　一、请购
　　第一条 请购部门的划分
　　各项材料的请购部门如下：
　　(一)常备材料：生产管理部门
　　(二)预备材料：物料管理部门
　　(三)非常备材料：
　　1.订货生产用料：生产管理部门
　　2.其他用料：使用部门或物料管理部门

　　第二条 下单
　　1.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。
　　2.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料名称、型号，数量，单价，金额，计划到货日期。
　　3.采购审核员根据具体情况进行定单审核
　　4. 定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。
　　5、紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，由上级主管签字，再交由采购紧急处理。

　　第三条 稽催
　　采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

　　第四条 入库
　　收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。

　　第五条 退货
　　采购填写退货单，进行定单退货。

　　第六条 对帐
　　（一）月结表
　　每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。
　　目前月结表中出现以下不足之处：无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。
　　（二）增值税发票
　　校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单只有一种材料的情况。
　　第七条 付款：
　　根据付款周期编制付款计划，由财务出纳安排付款。