物资采购作业规范，合同签订、付款审批、货物跟踪流程

一、目的
为规范采购作业流程，提高采购工作效率，对采购作业流程做出如下明确规定。

二、适用范围
物资采购部采购员

三、合同签订基本流程
采购员给相关供应商下订单前，须签订物资采购合同。
年度内同一家供应商供应同种产品，签订一次采购合同，无特殊情况不得重复提报合同审批流程。
年度合同签订后，年度内订货已下订单形式执行。
1、合同内容要求
合同签订必须考虑潜在的风险，结合我公司具体业务要求和采购的标的特殊性，拟定规范性合同模板。
提交公司相关部门会审后，以公司模板对外签订物资采购合同。
合同内容里面可变项目有：质保期限、付款方式、运输方式、签订日期；除可变项目之外，其他的内容不容许改动；
合同标的项目以附件形式插入；插入标的项目包含：序号、编码、货品名称、规格型号、单位、单价。
2、合同审批
提交合同审批前，须按照合同模板插入需要采购的标的附件，发给相关供应商审核盖章扫描。
扫描件发给采购员，采购员确定相关供应商未做关键内容的改动，开始走合同审批流程；
提交过程中须按照钉钉审批流程规定，完整填写相关内容，合同编码为签订日期+日签订合同数量，公司名称为合同内供应商名称，备注说明为简要说明采购那些物资；
以上内容完整填写后提交合同审批，根据每天工作计划，在固定时间段内对没有审批的，相关领导以钉钉催办方式和微信通知方式催办；
单据审批完成后，须打印审批结果单，并要求相关供应商邮寄合同原件之公司采购员处；
采购员收到合同原件后把打印出来的审批单附在合同原件后面，移交物资采购部内勤存档管理；
合同审批流程结束；

四、付款审批基本流程
采购员在提交付款审批前，首先核实是否签订了年度模板合同；
已签订模板合同的，须按照规定模板给相关供应商发订单，要求供应商把订单打印后盖章回传给采购员；
采购员收到回传的订单后，填写汇款通知单，在钉钉系统上选择付款审批；
进入界面后，根据供应商合作模式选择相关的付款类型（寄售或非寄售），在关联审批单项，选择我提交的审批，查找对应供应商的合同审批单点击确认，关联后依次填写供应商名称，付款额度，以及在添加附件项点击添加照片“汇款通知单”，和收到的盖章的“采购订单”；
以上内容添加完成后提交审批；
根据每天工作计划，在固定时间段内对没有审批的，相关领导以钉钉催办方式和微信通知方式催办；
单据审批完成后须打印审批结果单，把打印出来的审批单附在汇款通知单后面，找董事长在汇款通知单上签批；
董事长签批完成后，需对已签批完成的汇款通知单须在汇款记录表上进行登记，登记后把汇款通知单移交给财务出纳；
登记好的记录发给部门负责人，付款审批结束；

五、货物跟踪与办理入库基本流程
付款后，采购员须按照每天计划工作要求，在固定时间段根据汇款记录跟进厂家发货情况；
已到货物资，采购员须及时打印相关的盖章后的采购订单，组织库管和财务材料会计进行清点移交；
清点无误后，相关人员在采购订单上签字确认，采购拍照留档；