采购管理制度，采购申请、控制、验收、付款、退货制度

明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化，制定本制度。
采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。
采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。
选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。

=====全文目录=====

第一部分 采购授权审批制度……1
第二部分 采购申请审批制度……4
第三部分 采购预算管理制度……7
第四部分 采购控制制度……8
第五部分 验收管理制度……13
第六部分 付款控制制度……15
第七部分 退货管理制度……18
第八部分 应付账款管理制度……19

=====正文节选=====

第一部分 采购授权审批制度
第1条 目的
为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。

第2条 进行授权审批
采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务
1.采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。
2.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第4条 专家论证适用情形
对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第5条 请购
使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。

第6条 审批
采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。
1.采购预算内采购额在×万元以内的，采购经理审批；采购额在××­—­××万元的，由财务总监审批；采购额在××­—­××万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。
2.采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。
3.对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第7条 采购
1.采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
2.采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。
3.采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。
（1）采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。
（2）采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。
（3）采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。
（4）采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。

第8条 验收
质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。
1.验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。
2.采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。

第9条 付款
1.财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。
2.应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××­—­××万元的，由总裁审批。
3.预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××­—­××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。
4.审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第10条 账务处理
1.财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
2.将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。
3.每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第11条 对账
1.财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
2.取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。

第二部分 采购申请审批制度
第1章 总则
第1条 企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。
第2条 本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。

第3条 责权单位。
1.采购部负责企业所需物资的采购工作。
2.财务部负责采购物资的货款支付工作。
3.物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4.财务总监、总裁根据权限审批采购项目。

第2章 请购审批规定
第4条 原材料或零配件的请购
1.需求部门请购。
（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。
2.仓储部门请购。
（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。
①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。
②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
③采购部应将处理过的请购单归档备案。

第5条 临时性商品的请购
1.临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
2.使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3.请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。

第6条 经常性服务项目的请购
1.经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。
2.使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。

第7条 特殊服务项目的请购
1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
2.总裁、董事会或股东大会进行审议批准。
3.审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。

第8条 资本支出和租赁合同
1.对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。
2.对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第3章 请购单规定
第9条 请购单的开列和递送
1.请购单的开列。
（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。
2.需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。
3.紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章 。
4.材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。
5.物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。

第10条 免开请购单部分
1.总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。
（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。
（2）招待用品，如饮料和香烟等。
（3）书报、名片、文具等。
（4）打字、刻印、账票等。
2.零星采购及小额零星采购材料项目。

第11条 请购事项的撤销
1.撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。
2.采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。
（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章 后，送回原请购部门。
（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。