【原创】忆我的一个辅导细节

今天，在某个群，聊起一个我的辅导经历，我整理了一下，写成本文。


前年，有一个小企业ISO9001体系的辅导项目，前面一个咨询师，企业不满意，请回家了，然后咨询机构做生意的人，找上我，让我去救火——接着辅导。

我没有替企业写文件，全是企业自己搞文件和表格，最多空的时候替他们打打字，但内容一定是要他们自己确定的。当然，象内审、管理评审这类文件是我给他们写的，这个我也坦白说，因为这类文件，每个企业基本通用。但是，其他的文件，每个企业都是不可能通用的，我就让企业自己写，我只是出主意，给思路，碰到问题了大家一起商量。

企业告诉我：他们公司是要认认真真地按ISO9001要求建立和运行质量管理体系，提高企业管理水平的。前一个咨询师，一到企业，啥都不说，上来就提供文件和表格模板，让他们照样填，他们完全摸不着头脑。而我的原则是：一个合适的QMS，既要适合企业管理实际，又符合ISO9001标准的原则要求。

我去了以后，先了解、梳理他们的产品、工艺流程，现有的部门划分及职责分配，以及各个业务流程及工作方式，不急着写文件。等企业的情况都摸清楚了，然后和他们一起商量，需要写哪些文件。

结果，让我意外的是，他们拿出了一套质量手册和程序文件（经了解，是老板侄子企业的文件，那个企业已经是规范运营的规模企业了，以前老板也是股东，后来因为各种原因，老板自已分出来单独干了，产品一模一样），他们自己认为基本是适合他们，让我替他们评估一下——当然，最后也改了不少。

我说：既然这样，前面那个老师怎么还提供模板给你们啊？
副总说：我都没来得及告诉他，我们有自己的一套参考文件，那个老师一来什么都不说，上马就让我们按他的文件和表格模板搞，所以我也摸不着头脑了，而且他提供的模板，我们根本没法用。

我听了以后，哭笑不得。


辅导的过程中，体系文件和记录表格，全让企业自己编写或修改，我只是提供思路，充分讲道理、摆事实、模拟情景。

比如：一个图纸收发记录表，我和技术经理、管代，讨论半天才最后定型，让他们改善。

我告诉他们：为什么要这么做？按现在的做法会有什么样的问题？这么做了，有什么好处？

我告诉他们，我以前做技术工作时的实际经验、体会、教训及改善方法，供他们借鉴。让他们充分理解管理的过程，是如何满足他们的管理需求的。最后，技术经理很感谢我，他说：他的思路豁然开朗。


回过头来看那个发放记录，真的一点也看不出什么花样，但对企业而言，却经历了一次较大的改善或完善。

在改善前，一个产品，全套零件图，只有一个发放记录，而且也没有按部门分开记录。我要求他们对于一个产品，每个零件图分别建立发放记录，主要是考虑便于图纸更改、换版等后续管理。

刚开始，他们不接受，觉得每个零件图都一一列出来分别记录，工作量太大。我告诉他们，图纸清单可以直接从BOM复制粘贴，不需要你一个一个自己填，不会增加工作量。而关键的问题在于：一个产品，全套零件图纸，只有一个发放记录，今后如果某一个或几个零件图，发生修改了，你的收发记录怎么办？技术经理想了一会儿，恍然大悟，觉得确实存在这个问题，他之前确实没有考虑到。

我强烈建议每个零件图，一个一个列出来，做记录。另外，还让他们在每一个图纸的同一行中，增加收回记录，发放和收回都在同一个表格中记录，不要单独再做收回记录了，既方便核对，又节省工作量。

这只是一个小小的文件发放记录，改善以后一点也不稀奇。但对他们来说，却发生了很大的变化，而且能够与他们的管理需要相适宜，每一个栏目都是有充分的需求的，不需要的栏目一个也不要多。因为，记录表格的设计，充分考虑他们的工作流程。

这仅仅是一个不起眼的图纸收发记录，这么一个小小的案例，却实现了一次明显的改进，那位技术经理很感谢我，管理者代表说，我替他解决了一个很实际、很落地的一个问题。