质量工作如何做好总结工作

从事质量管理的你，是否觉得平时的工作乏善可陈，时时充当救火队长，部门之间难以协调，质量工作难以开展，作用效果不大，最后总结起来观点没有说服力，不能打动领导，让领导重视你的工作和付出？

毛泽东说：“我是靠总结经验吃饭的。”

高手的厉害之处就在于，同样一件事，他比你更善于总结。

一方面，当你看清自己一年的付出，哪些是真正创造价值的，哪些是“无用功”，你才会明白自己今后努力的方向所在；另一方面，当领导认识到了你的工作对公司正常运转有重要价值，在你今后的质量工作及资源协调要求中才会给予你更多的支持。

所以这一次，趁着年底，大家都被各种总结折磨得痛不欲生的时候，我们来有针对性地探讨、分析一个关键问题：你到底会不会总结？

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第一步：确立框架

首先我们要了解，做年终总结的整体框架，从宏观的角度去掌握，做一份年终总结需要准备哪些内容，如下图：


我们可以清楚的看到：年终总结分为四个部分

1：今年做了什么工作

2：今年工作中的不足

3：明年的规划以及改善措施

4：对公司的建议

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第二步：围绕中心工作，量化工作成果

这里，我们就以刚才讲的四大项目为例，来给大家拆解看看，到底该如何在每个部分都能更好展示自己的工作，同时又避免误区。

1：今年做了什么工作

质量人，你到底会不会总结？
质量管理工作记录的方方面面回顾与总结，不论职位高低，建议结合信息化管理系统，将一段时间所做的质量工作高效最大程度的量化，重要部分多以统计数据表格图表直观展示，更能说明情况，如：

1.GMP文件修订维护管理量,文件控制状况；

2.偏差调查处理量及总体效果评价；

3.各类认证、检查缺陷整改量及总体效果评价；

4.变更控制处理量及总体效果评价；

5.各类确认与验证计划、风险评估实施完成量及总体效果评价；

6.变更控制管理处理量及总体效果评价；

7.人员培训完成量及总体效果评价；

8.质量投诉处理量及总体效果评价；

9.设备原辅料包材供应商审计量及总体效果评价；

……

通过各项工作统计的详细总结分析，发现当前主要存在的问题，分析公司产品质量问题事故处理，及带来的损失，若能结合相应的销售数据对比，更能直观充分反映质量问题发生和处理不好带来的后果。领导看在眼里记在心里，自然会更加认识到做好质量管理的重要性。

另外，工作总结最忌讳形式化，或者写成一笔流水账，汇报工作要有一个框架。

领导喜欢的汇报思维往往是以点带面还是面面俱到？一分为二还是抓大放小？实在没有办法就试试一个观点三个论据的结构，这就是所谓的“一个中心，三个基本点”写作方法。

比如下面的案例，内容都是日常部门里面的零零碎碎，如果一笔流水账自然没有人认为你的工作做得好。


但是工作汇报中领导想看到的无非两点：要么开源，要么节流。

如果业绩不好，开源无能，那就说说为公司节约了多少成本，也可以变相突出自己任劳任怨、加班加点。

把总结与领导关心的问题直接挂钩，说明你所创造的价值。写汇报大致的思路不外乎于此。

经过调整的汇报结构非常好借助了领导的成本管理思维，且用领导熟悉的语言讲话，有力说明了琐碎的工作和重要的成本控制工作之间的联系。

避免：

1.总结中出现大量“差不多”、“相对不错”、“比较大的增长”等模糊词汇；

2.对于成功的方案，主观夸大事实；

3.在方案落地过程中出现的问题，急于划清责任，指名道姓，打小报告；

4.事无巨细，没有重点。

一整年的工作涉及方方面面，大小事情很多，无需事无巨细地对所有工作进行总结，芝麻西瓜一起抓。要清楚年度总结绝不是月总结或者周总结的堆砌，一定要抓住这一年来的工作重点和几个突出的成绩、亮点进行阐述，不能让领导产生“事情做了不少，但都印象不深”之感。

要点：

1.数据殷实：不仅要有准确的数据，还要有多种类型的数据，写清数据来源

2.写清增长率：多和少永远是对比出来的，没有对比就没有进步

3.数据可视化：采用扇形统计图、柱状统计图等图表，让方案收益一目了然

4.多角度总结分析：采用SWOT分析法，将方案落地过程中的主要内部优势、劣势，外部的机会、威胁统一归纳，并总结提出改善的具体措施

5.计算投入产出比：方案从策划到落地，消耗的资源和产出的收益比例，一定要清楚的附在最后，方便对比查看

2：今年工作中的进步与不足


可以采用不同维度的对比方法：对比的维度有两个，第一是自己与自己，第二是自己与他人。

与自己对比。比如同样的工作，相较于去年，自己在工作方法和效率上是否有所改进，去年出现的工作失误，今年是否克服。

与他人对比。这涉及到同事、朋友，和其他公司同岗位的朋友。

与自己比，看有什么进步；与他人比，看有什么不足。

通过这样的思考：看到了自己做了什么，了解了自己的进步，也知道了自己的不足，最后的总结自然水到渠成。

避免：

1.把个人生活缺点和工作缺点混为一谈

2.照本宣科的写一些“追求完美”、“学习不够”、“没有平衡家庭与工作”之类无关痛痒的话

要点：

1.不论写什么，出发点一定要围绕核心业务。性格急躁通常是缺点，但如果急躁恰是你这份工作需要的，那么这就是优点。

2.过分低调：对于自己的成绩，寥寥带过，对于失误的地方和缺点，又检视地过于细致。事实上，工作不足并不是把自己的缺点给说出来，而是巧妙的把不足之处向积极的方向转化。

3：关于改善和建议


“没有行动的计划是无效的，没有计划的行动是致命的.”

制定自己的规划并且完成，其实本质就是在做项目管理。

为来年制定详细工作计划和质量工作项目指标，为减少质量管理工作正常开展的客观阻力，明确向领导提出合理建议，良性引导，请求资源支持，保证持续预防，从根源上减少问题再次发生。

大家应该学着像一个项目管理者那样思考：他们花费比别人更多（甚至多许多倍）的时间去拆分每一个任务，分配具体任务，制定切实可行的计划，确保团队中的每一个人都可以按进度完成任务。

而当你制定自己的年度规划时，即便没有公司给你的title，你依旧是自己人生的项目总监，为自己的人生负责。

最后别忘了，征求领导对自己后续工作的建议，了解自己在领导眼中的不足，有针对性的提升自己的业务能力。

要点：

1.计划要能够包含变化。你在做 2019 年计划的时候，一定要设一个应变计划，而且，有一部分一定是对未来或者对变化趋势去做预测的。

2.要学会用政策、程序和规定这三个东西。政策是决定资源分配的安排，程序是获得资源的流程，规定是获得资源的条件。

3.对自己提要求，同事也对团队提建议。优秀的人才永远不会只关注自己，同事也会关注团队，对团队提建议会彰显你的胸怀，以及目光长远，即使你现在还不是领导。

4.把领导纳入你的成绩当中。这里不是拍马屁，而是要你具体化领导在你工作中的指导作用，懂得感恩的人，以后的路才会越走越宽。

5.提出对未来工作的计划和思考。这样可以体现出自己的责任感以及工作热情。

相信以上述要点做出一份年终总结之后，领导一定会重新认识眼前的你。就像我一直常说的那样：善于总结的人，永远比想象中的自己，更会工作