谈 “做报告”的重要性

  ---先做报告，还是先做事？

　　按照PDCA的理论，做任何事情的顺序都应该是：P（计划）-> D（实施）-> C（检查）-> A（处理）。既然P排在第一位，即代表做事得“先预再立”。在公司，做计划=做报告。改善问题要写报告，做个新项目也要写报告，月度会议更是要写报告。有人认为：一个简单的事情很容易就解决了，为什么要写报告？写报告太浪费时间了！真是这样吗？

　　大家都知道丰田汽车公司，可能这家公司是当今社会被人研究最多的企业之一。该公司的经营和管理哲学独树一帜，其中最著名的管理模式是“丰田生产方式”（TPS），业界称为“精益生产”。“丰田生产方式”的核心是PDCA。有人说，当一个典型的美国公司遇到一个问题的时候，如果这个问题必须在一年内解决，该企业会用3个月来做计划，用另外3个月来执行，再用6个月来做微调，处理遗留问题。而丰田在面对类似形势的时候，会用11个月来做计划，用1个月来实施（根本不会留下任何遗留问题）。这种说法虽然比较夸张，但是它体现了丰田对于PDCA的独特理解和经验总结。丰田人认为：计划至关重要！只有彻底的计划（从多个角度全面了解了形势、准确地发现了问题产生的根本原因、考虑可能发生的各种变化、以及参与者的认可或者上级的批准后），实施、检查、处理的结果才能高效达成预期的目标。

　　常用报告之一为“提议型报告”，包括：背景、现状、提议(目标)、方案、效果。下面我们用生活中的案例来说明做报告（即：做计划）的重要性。

　　（背景：笔者年前去了香港，去迪斯尼非常成功，去海洋公园比较失败。因为去迪斯尼有详细、有效的计划，而去海洋公园计划不足。）

计划内容	要求	迪斯尼计划	海洋公园计划
背景	确定目标读者、提供必要信息或历史数据	1）   第二次去； 2）   第一次去迪斯尼是一年前，错过“狮子王表演”项目、看晚间烟花留下深深的遗憾。 3）   门票费高，应该玩多点项目才物有所值。	1）   第一次去； 2）   没有去过，仅在网络上查阅相关资料； 3）   门票费高，应该玩多点项目才物有所值。
现状	确定关键因素，有量化数据	1）   游玩时间：营业时间为10:00-21:00，晚间烟花20:00，扣掉1小时吃饭休息，游玩时间仅8小时。 2）   排队情况：第一次去迪斯尼为周末，人多、排队时间长，未玩狮子王表演；此次确定为周二，人少、排队时间可能缩短。 3）   观看晚间烟花时间：第一次19:50才准备看烟花，观看的效果极差。 4）   活动项目：适合小孩；项目集中，走路时间短；大项、表演项目有明确时间表可参照。	1）   游玩时间：营业时间为10:00-21:00，必须16:00离开，游玩时间仅6小时 2）   排队情况：不明 3）   活动项目：适合**，观赏动物、儿童区适合小孩；项目分散，走路时间较长。但具体情况不明。表演项目有明确时间表可参照。
提议 (目标)	拟达成的目标或标准，有量化数据	1）   游玩目的“小孩开心，物有所值”，即3个大项（小熊维尼、小小世界、巴斯光年）、4个表演（米奇3D、巡游、狮子王表演、米奇音乐剧）、4个小项（飞碟、旋转杯、小灰象、木马）必须玩。其余视视情况。 2）   大人、小孩购买纪念品。	1）   游玩目的“观看海洋动物，物有所值”，4大项（火车、缆车、水母馆、海洋奇观）、3表演（雀鸟剧场、海洋剧场、嘉年华）必须看（另，刺激游戏3项） 2）   大人、小孩购买纪念品。
方案	可选方案、方案对比、最优方案	1）   根据乐园地图、表演时间、排队情况、重要程度来确定优先顺序； 2）   充分利用FP制度（预约一小时内免排队，绿色通道） 3）   确定各环节具体时间。 最优方案： 10:30先乘小火车去幻想世界下车；拿小熊维尼的FP，去小小世界坐船；10:50出来，用FP去小熊维尼；11:15出来去11:30开始的米奇3D排队；12:00出来观看12:30开始的雪映舞动巡游；13:30去13:45开始的米奇音乐剧排队；14:20出来吃午餐,拿巴斯光年FP；15:00去巴斯光年；15:20去森林河流；16:00去观看16:30开始的狮子王表演；17:30去飞碟、旋转杯、小灰象、木马；19:00到城堡门前的草地或空地占位；20:00看烟花表演；21:00走回美国小镇购买纪念品。 备选方案：17:30开始，兵分两路，一组**带儿童，另外一组全**去新开的反斗奇兵那处玩降落伞、U型船。 其他：明确了方案总负责人、拿取FP的负责人、午餐地点、地图研究的负责人等	采取集体协商制，一起研究地图、集体商量游玩项目。 其他：明确午餐地点
效果		1）   游玩12项，达成率100%； 2）   最优方案+备选方案全部实施，且小小世界、小熊维尼1**、1孩子重复玩一次。 3）   有购买纪念品。	1）   游玩5项，达成率71%； 2）   没看雀鸟剧场、海洋剧场；仅1人玩1个刺激游戏； 3）   有购买纪念品。

　　从上述两个计划过程及效果的对比，可以看出：因为笔者对迪斯尼有详细的现状分析，制定出最优方案，结果达成预定目标；而对海洋公园没有详细的现状分析、导致无法制定最优方案，结果没有达成预定目标。

　　从生活的简单案例可以推及到工作中，如果我们对工作中出现的任何问题或工作都能规范性地制作报告，将各个方面、可能存在的问题都考虑周全，形成“愿做报告，会做报告，先报告再做事”的习惯，相信我们的工作效率和工作质量都能得到提升！