用“三色管理”减少时间浪费

首先是要确认去年一年的工作记录。特别是对其中的会议或洽谈等业务记录进行详细分类，确认具体哪些事项各花了多少时间。分析后你会发现，其中有不少是想不起来当时都做了什么的空白时间。把这些空白时间加起来看看占整体的百分之几？在生产型企业中把绝大部分时间花在生产线现场的人除外，如果公司中很多白领上班族们的“空白时间”占整个劳动时间的70％以上，那就表明在日常工作中还存在着相当多的可支配时间。
接下来算算晚上的时间。公司一般下午6点下班，就寝时间为晚上11点的话，之间还有5个小时。若扣除中途交通约1小时，那还剩4小时。加上周末和法定节假日，自己能自由支配的时间可达到总体的20％~30％，甚至有的人可以达到40％。如果一天中醒着的时间是16个小时，那么20％时就有3.2个小时，40％时就有6.4个小时的自由时间。再乘以365天的话，一年中至少有1000小时的自由支配时间。就算从中扣除吃饭等其他时间，也完全可以挤出充分的时间去“改造自我”，为自己的未来进行再投资。
你不妨把日记本中的日程安排按其重要程度用颜色做记号，如“非常重要――绿色、一般重要――黄色、不太重要――红色”等。然后，再根据三色管理的日记本进行时间调整。
事实上，这种时间调整方法跟企业人员调整基本相同。日产汽车执行总裁Carlos Ghosn曾创造了被称为“奇迹般的V字形复兴”的行业奇迹。他为了改善经营状况而采取的措施就是大幅缩减零配件的采购成本和人工费用。从处于濒死状态的企业调整经营战略角度来看，这些是再平常不过的手段。关键是戈恩先生把措施执行得非常彻底。
同样，“时间调整”也要进行彻底。把凡是红色标识的会议或洽谈等日程安排毫不留情地砍掉。最关键的一点就是要努力砍掉一半的黄色日程且要付诸实际行动。
具体应该如何砍掉不必要的工作日程呢？
一桥大学研究生院国际企业战略研究科的研究小组，曾对43家日本经营管理者协会的会员企业进行过“CEO们的时间管理”为课题的问卷调查（2004年已发表）。
调查结果显示，一个月当中，他们花费在处理公司内部事务中“非定期会议和洽谈”上的时间为31.9小时，排在第一位。其次是“独自思考的时间”25.3小时，第三位是“董事会以外的定期会议”20.6小时。
用于实际工作的时间是平均229小时，其中用于处理公司内部事务为117.6小时。换句话说，规定劳动时间的一半以上用以处理公司内部事务，而且其中45％的时间和精力花在开会和洽谈等方面。
在这里，我们需要好好反思一下真的有必要花这么多时间和精力吗？
我建议过上班族们如何进行时间调整，即把日程安排按其重要程度用颜色加以区分，如“非常重要――绿色、一般重要――黄色、不太重要――红色”，并要求砍掉所有的红色部分和一半的黄色部分。
这个方法对企业降低成本同样有效。如果目标只定在不痛不痒的10％，那么通过节约各项经费或少招聘几名员工等表面工作就能实现。若不把目标提高到40%～50%的水平，通过业务外包或彻底改变原有工作方式等大刀阔斧地进行改革的话，企业的管理体制是不会得到任何改善的。
同样，精简时间方面，若以削减10%为目标的话，往往以“会议上晚到十分钟，早退十分钟”的方式就能完成任务。但这不仅没有任何好处，反而会使人更加疲惫。
那么，具体应该怎么精简不必要的工作日程呢？其思路和顺序可归纳为以下三点：
第一点，降低工作质量和精确度；
第二点，委托给其他人；
第三点，业务外包。
比如第一点，不一定非要亲自出席和发言的会议或洽谈等，干脆一开始就拒绝，但可以通过事先阅读相关会议资料并表明自己的建议或意见的方法予以弥补。第二点就是让自己的同事或下属替你出席会议，事后听取会议内容简要。至于第三点，干脆把所有工作交给其他人，空出自己的时间。当然，其前提是身边有值得你委托工作的能干的合伙人或同事。相比以往只能以书面形式进行交流的旧大陆，可利用电子邮件或手机短信等先进手段的新大陆时代肯定更加简便和高效。
有效运用上班前的几小时，人生将大不同
在新大陆经济时代，如何有效利用早晨这段空闲时间也是非常重要的。
早晨，日本的上班族大都显得毫无朝气，死气沉沉。1995年，我曾为了竞选东京都知事和参议员，每天早上在东京都内的各个地铁站前面进行街头演说。一大早就走出家门的上班族们在走出拥挤的电车并随人流向市中心移动时，大多已经筋疲力尽了。所有的人都在低着头看地面，我不禁要问：“如此精神状态能有效完成工作吗？”
一大早开始就显得忧心忡忡，我想这也是日本上班族所特有的现象。我还没见过其他哪些国家的上班族一大早就带着满脸憔悴上班的景象。纽约的上班族大都是挺着胸脯，精神抖擞地昂首阔步前进。
美国上班族的早晨是相对早的。高速公路的早高峰大概从5点开始，6点左右的话就交通堵塞了。更有甚者，7点左右到公司，9点之前都已开完好几个会议了。
即使不属于工作狂，他们大多也都早早地走出家门，7点左右在公司附近的星巴克或可丽饼店边吃早餐边读报纸。这段早餐时间成为调整新一天工作状态的“my time”。
其实我也属于晨型人。下面我向大家介绍一下大前派“晨型工作法”。平常晚上12点到1点之间就寝，早上5点起床。这也是被称为“四上五落”（日本的民间说法，意思是若想考上名牌大学，晚上最多只能睡四小时，睡五小时的人只能落榜，表示当时高考竞争的激烈程度――译者注）的高中时代开始坚持下来的。
早上5点起床有很多好处，首先是与海外的联系比较顺畅。早上是往美国或欧美国家打电话的最好时间段，发出的邮件也能得到及时回复。我任校长的“BBT大学院大学”的远程课程，大多也是利用早上两个小时和晚上一个小时完成。
早晨对改变自我人生内涵来说具有重要的意义。对我来说，早上5点到9点是非常宝贵的时间段，说它是工作的全部也毫不过分。由于睡觉之前已经整理好明天的工作计划，所以第二天早上一睁开眼，就能马上进入工作状态。另外，早上一般头脑最清醒，思维最敏捷，所以最适合做那些资料确认等细致工作。这段时间也很少有电话干扰你。我一般都是在上午9点之前处理完当天要做的工作，所以中午开始就可以挑战新的工作。
美国的上班族早上和晚上都比较早。基本上都是一到下午5点就回家，和家人共进晚餐，大概10点就上床就寝。即使需要和朋友约会，也不会喝到很晚才回家。
比如，曼哈顿大中央火车站里有一家很有名的Oyster Bar餐厅。餐厅的高峰时间是下午6点到7点之间，一过7点，客人就明显减少，到了8点，就门可罗雀了。餐厅的主要顾客是那些家住长岛等纽约郊区的优秀商务人士。Oyster Bar餐厅是他们和朋友们闲聊的地方，但大多以简易餐为主，晚饭都是回家吃。