采购员基础知识(培训资料)，供应商管理、采购跟催方法

　　采购，不就是拿钱去卖东西嘛！所以有人觉得采购员是最好做的职业了。其实如何拿最少的钱买到最合适的东西却是最难的。
　　本次培训我们就从采购员的工作职责和范围出发，以采购事务为基准，阐述各项采购事务的程序、方法、技巧。

　　我们这次的重点简述以下内容：
　　1、采购员的岗位认知；
　　2、采购基本知识；
　　3、供应商的选择与开发；
　　4、采购洽谈与签约；
　　5、考虑库存的订购；
　　6、采购跟催与接收。

　　采购员的岗位认知
　　介绍采购员的岗位责任、任职要求及素质要求，让采购人员对自己的工作责任与范围有一个全面的认知，并能对照要求，有目的的提升自己。
　　采购员岗位职责：
　　采购的任务是确保企业生产所需的物料，在必要的时候，将必要的数量，以适当的品质、价格进货，从而维持正常的生产活动，使企业配置的资源充分发挥功效，不会因采购不适而造成机器、厂房闲置，作业人员停工待料，生产中断等企业蒙受损失的现象。而要达到以上任务，采购员必须明了自己的职责。
　　1、收集采购信息
　　①充分了解请购材料的品名，规格；
　　②调查市场行情；
　　③收集有关生产厂家的资料；
　　④收集有关替代品的资料；
　　⑤收集有关品质及其他方面的资料；
　　⑥核定资金预算。
　　2、询价
　　①选择询价对象；
　　②询问价格；
　　③整理报价资料；
　　④选择议价对象。
　　3、比价、议价
　　①经成本分析后，研究拟定底价，设定议价目标；
　　②决定采购条件（向厂商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。
　　③其他厂商价格是否较低；
　　④考虑价格上涨下跌的因素；
　　⑤估算运费、保险费及关税；
　　⑥核对付款条件；
　　⑦比较交货期限。
　　4、评估
　　①同规格产品宜有几家供应商询价、比价、议价；
　　②是否为信誉良好的的生产厂家；
　　③是否有必要办理售后服务；
　　④厂商供应能力是否能按期交货和品质是否有保障；
　　⑤是否有必要开发其他厂商或外购。
　　5、索样
　　①索取样品；
　　②整理检验结果进行比较。
　　6、决定
　　①选择适当的供应商；
　　②前采购合同；
　　7、请购
　　①按物料计划请购物料数量与交期；
　　②请购单上应详细注明与供应商议定的卖价条件；
　　③分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表；
　　8、订购
　　①顶购单函或传真至供应厂商；
　　②再向厂商确定价格、品质、交货期限要求；
　　9、协调与沟通
　　①对能否达到交期，供应商要及时回复采购；
　　②不能达到者及时协调联络，确定一个合适的交货期；
　　10催交
　　①无法在约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制；
　　②已逾期交货者应加紧催交；
　　③督促收料部门签交收料单；
　　④控制长期合同的交货。
　　11、进货验收
　　①进货的品质验收；
　　②进货的数量验收；
　　12、清理付款
　　①核对各种手续是否完备；
　　②发票抬头与内容是否相符；
　　④发票金额与请购单价是否相同；
　　⑤是否需要扣款。

　　采购人员职业要求
　　1、从事采购作业的人员，应该以最高的效率和合理的最低总成本来完成采购任务，因此要做到：
　　2、遵纪守法，遵章守纪。采购人员执行作业时，必须把国家法律，企业规章制度作为其行为准则。
　　3、采购人员要努力成为采购、谈判和品质管理方面的多面手，同时要了解企业的产品，生产流程、物料的技术要求，充分运用其创造力、想象力及机智，出色完成采购任务；
　　4、采购人员要洁身自好、廉洁奉公、自觉第抵制任何损害企业利益，违反法律的不当行为；
　　5、采购人员要努力学习，善于总结，不断提高自身的政治素养和业务能力；

　　采购人员在和供应商打交道的过程中，要注意下列几点：
　　1、建立良好的伙伴关系，诚信是处事的第一原则；
　　2、树立良好的办事作风，注意维护企业形象；
　　3、在各种交易中，要维护企业的利益，并信守既定政策的执行；
　　4、在不伤害企业的尊严与利益的前提下，接受同事的有利劝告及指导；
　　5、公正无私，让每一分钱都能发挥最大的效用，获得最大价值；
　　6、诚实的执行采购工作，揭发各种商业舞弊，拒绝接受任何贿赂；
　　7、相互尊重，建立良好的商业信誉；
　　8、同行履行其职责时发生违纪行为时，应及时给予忠告。

　　采购员素质要求
　　1、产品知识
　　无论是采购哪一种物料或商品，都必须要对其所采购的物品有基本的认识，所以就一定要具有较全面的产品知识，必须努力的学习才能适应这个岗位的需要，才能把采购工作做好。
　　2、成本意识
　　采购是构成生产成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，不可大而化之，要具有成本效益观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，
　　3、预测能力
　　在动态的经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，分析、判断货源是否充足，再与供应商接触。从物品原材料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度是多少，
　　4、表达能力
　　采购人员无论用语言或文字与供应商沟通，必须能正确，清晰表达所欲采购的各种条件，例如：规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免产生误解。
　　5、沟通协调能力
　　由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，要使采购业务能顺利进行，除了采购人员的努力外，还需要企业内部各相关部门的密切配合，采购人员必须具备良好的人际关系与协调能力。采购部门与管理部门、营销部门、生产部门、品管部门、生产现场、财务部门、技术部门、仓储部门等都有联系。
　　6、信息能力
　　很多企业因为对市场的调查、信息了解不足，使采购业务处理的不好，通过以下方法有效的获得市场的咨信：
　　①对于物料价格信息的获取，要懂得利用价值分析，成本分析与统计分析等技术
　　②对于供应商信息的获取，要懂得资讯调查方法和技巧；
　　③对于主要物料信息的取得，要懂得生产技术知识和生产流程；
　　④对于新产品所需物料性能的取得，要懂得相关的科技知识，若对此原料的性能缺乏了解，常常会导致错误采购；
　　⑤市场行情的信息，要懂得运输、保险、包装、汇率等知识；
　　7、自控能力
　　采购人员所处理的订单与钞票并无太大差异，因此难免被唯利是图的供应商包围，所以一定要有自控能力，才能正确的处理与供应商的关系。
　　①当与供应商进行谈判的时候，必须将所有的价格、条款、条件、和协议建立在洽当的业务谈判之上；
　　②在靠公司支付费用的时候，不能对任何人表现出喜好和偏好；
　　③不能给任何人施以恩惠，也不能接受任何的恩惠；
　　④不论从道德意义还是法律意义来说，接受回扣是一种犯罪，这是在公司中自毁前程的最快方式；
　　⑤接受个人采购中的礼物、免费服务和折扣都是错误的，不论是给你的还是给你家庭中的任何人，旅游、娱乐或者任何形式的特殊考虑也是如此，不管你是否请求了这些恩惠，
　　⑥必须拒绝恩惠，并返还礼物，还要做到愉快而且圆滑。

　　采购基本知识
　　1、采购的定义与要求
　　①狭义的定义：就是相当于进货
　　②广义的定义：采购着不仅是取得需要的原料与物质的行为及其应负的职责，并包括有关物资及供应来源计划、安排、决策、以及研究与选择，以确保正确的交货的追查，及验收的数量与品质的检验。

　　2、采购的作用
　　①提高质量：通过不断改进采购过程以及加强对供应商的管理，提高原材料的质量
　　②控制成本，采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标，在采购过程中必须控制和减少包括以直接采购成本和间接成本为主的采购相关成本，
　　③建立供应配套体系：企业的采购任务还包括建立可靠最优的供应配套体系，一方面要减少供应商的数量，使采购活动尽量的集中，降低采购成本，另一方面要避免依赖独家供应商，防止供应商借助垄断，从而提高价格。
　　④与供应商建立合作关系：企业采购还有一个重要的任务是利用供应商的专业优势，让其积极参与产品的开发或过程开发，这样一来，供应商就纳入企业的自身经营中了；
　　⑤树立企业形象：企业还要通过采购工作建立和维护企业的良好形象，因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上对外代表着企业形象，因此采购部门必须以良好的态度发展企业同供应商之间的关系。
　　⑥信息管理：企业采购还有管理，控制与采购相关的文件和信息的任务，从采购管理的角度来讲，其他的职责还有制定并实施采购的方针、政策、目标及改进计划，并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可，考核及评估体系，开展采购体系的自我评估。

　　3、采购的基本原则(5R)
　　①、适时：在生产类企业，较为流行采购理论是基于零库存和及时供给理论，也就是在不对生产和客户造成任何影响的前提下，大量减少库存的持有量。
　　②、适质：一个优秀的采购员，应该是精明的商人和合格的品质管理人员这样一个双重角色；一方面采购人员要以最便宜的价格购买到企业生产所需要的最佳品质的物料；另一方面采购员要不断地去推动那些长期合作的供应商们去完善品质管理体系，来提供质量更加稳定的物料。
　　③、适量：物料采购，是一次采购还是分批采购，采购人员要对生产需求、物料损耗、搬运和仓储费用等进行仔细的计算，来制定周密的采购计划，最终确定究竟采用那一种采购方式。
　　④、适价：造价是指采购物料在满足数量、质量、时机的前提下，支付最合理的价格，就是在适当价格这一前提下，付出的原材料采购成本，能使公司的产品立于有利的竞争地位，并维持物料买卖双方共赢的前提下，使用材料源源不断的供应公司的生产。
　　⑤、适地：通过对物料的数量、品种、价格的选择后，很重要的一项是供应商的确定，这直接影响最终的物料交货地点和交货时间，通常企业会利用“群集效应”和“JIT(及时制生产方式)”理论，同时考虑沟通方便，处理事务便利，降低采购成本等方面综合考虑选择最佳的供应商，最佳的供货地点。