订购采购流程规定,公司物料与零件的订购采购管理程序

1.   总则
1.1. 制定目的
为落实物料、零件采购作业管理,确保采购工作顺畅,特制定本规章。

1.2. 适用范围
公司物料、零件之订购、采购管理业务。

1.3. 权责单位
1)采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。


2. 请购规定
2.1. 请购的提出
1)生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开产请购单。
2) 请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准。
3) 请购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。
4) 交期相同且同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份请购单内。
5) 紧急请购时,请购部门应于备注栏注明,并加盖“紧急”章。

2.2. 请购核准权限
2.2.1.  国内物料采购核准权限
1) 请购金额预估在人民币1万元以下者,由经理核准。
2)请购金额预估在人民币1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。
3) 请购金额预估在人民币5万元以上者,由总经理核准。

2.2.2.国外物料采购核准权限
1)请购金额预估在美元1万元以下者,由经理核准。
2) 请购金额预估在美元1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。
3) 请购金额预估在美元5万元以上者,由总经理核准。

2.3. 请购的撤消
1) 已开具请购单,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转采购部了解,必要时应先口头知会采购部。
2)请购部门回收各联请购单,并加盖“撤消”章。
3) 采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。
4)未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作。

3.采购规定
3.1. 采购方式
1) 本公司采购方式一般有下列几种:
2) 集中采购:通用性物料,尽量采用集中采购方式。
3) 合约采购:经常性物质料,尽量采用合约采购方式,以确保货源与价格之稳定。
4) 一般采购:除(1)(2)以外之物料,采用随需求而采购之方式。
3.2.  国内采购作业规定

3.2.1.  询价、议价
1) 采购人员接获核准后之《请购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
2)  供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。
3) 专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。
4) 采购议价应采用交互议价方式。
5)  议价注意品质、交期、服务兼顾。

3.2.2. 呈核及核准
1) 采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。
2) 标注拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。
3) 采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。

3.2.3.  订购作业
1)采购人员接获经核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。
2) 若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。
3) 采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。

3.2.4. 验收与付款
1) 依相关检验与入库规定进行验收工作。
2) 依财务管理规定,办理供应商付款工作。
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