业务跟单模式与日常事务，业务跟踪工厂按时出货的的过程

业务跟单员工作如以订单为主线的话，主要工作包括接到客户订单后，与客户商讨开出《形式发票》资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作《生产通知单》，跟踪技术部门做好《产前样（即客户确认样）》、《面料与辅料单耗表》；根据“单耗表”制作备料单、领料单等分发给相关部门；并做好产前样鉴定工作，结合仓库存量协助采购部订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船公司及外贸公司联系出货事宜，跟踪工厂按时出货。

一、接单
客户落单方式主要有电话（口头）、传真、邮件或当面洽商确定四种形式。
有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件。
接单时应注意事项：样品、规格、配色、材料(面料手感)、工艺、交期（其它相关事项审单部门详细说明）。

二、审单
一旦收到客户的订单，首先应审单。确认产品名称规格、使用材料、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。
①产品名称规格、数量的审查
②材料规格、名称、手感要求的审查
③单价、金额审查
④交货期的审查
⑤付款方式审查
⑥单价条款的审查
⑦包装要求的审查
⑧交货方式的审查

三、开出形式发票资料
先认识一下出口贸易订单的一般程序：接单—审单并开出形式发票—客户确认形式发票—客户开出信用证—工厂备料生产—工厂出货报关、交单。
常用贸易业务名词解释；
形式发票：类似于发票的单据。
信用证：银行根据进口商的请求，给出口商开出的、 在一定条件下保证付款的凭证。

付款方式：
T/T（电汇）：进口商请本地银行通过电讯手段通知出口方所在银行付款给出口方；
L/C（信用证）：
D/P（付款交单）：进口商付清货款才能向代收银行领取货运单据。此方法对于卖方是一种风险。
D/A（承兑交单）：进口商在远期汇票上承兑，代收汇银行收回收票。同时将货运单据交给买方。此方式对卖方来说，也是一种风险。

单价条款：
工厂交货（EX  WORKS）：卖方在工厂将货物交给买方时完成交货，买方承担在卖方所在地受领货物的全总费用和风险；
运输工具上交货（FOB）：出口方承担货物运至指定工具前的一切费用和风险；
成本加运费（CFR）：卖方报价包括货物运至指定工具前的一切费用和风险；
成本加运费加保险费（CIF）：卖方报价包括货物的成本、海运保险费和货物运至目的地的运费。
根据以上相关资料，形式发票上一般应显示订单相关信息（收货单位、开出日期、合同号、形式发票号；产品信息：（产品名称、数量、单价、金额及总金额、工厂交货期）；合同条款：（付款条件，单价条款）；另须提供开形式发票单位银行资料，以便客户开信用证。
开形式发票应注意几点：第一单价条款清楚，因为工厂交货价与FOB价与CFR价涉及费用承担问题；第二交期要明确；第三，L/C 或T/T的天数（应避免D/A或D/P）。
有些单位通过外贸出口。形式发票的开具单位即为外贸公司。在这种情况下，工厂把开形式发票的资料传给外贸公司，最好请外贸公司把形式发票先传真给工厂核对，避免发生错误。


四、客户确认形式发票并开出信用证
经核对后的形式发票传真给客户后，须及时与客户联系是否符合要求，有时客户要求变更或条款弄错须及时修改才不至于影响交期。如符合要求，做信用证收款的话，则须要求客户即时开出信用证。

五、制作《生产通知单》
收到客户订单后，须把客户订单转化为工厂生产的通知单。只有这些资料明确，各相关部门才能凭《生产通知单》做好生产计划及备料工作。
下发《生产通知单》后，应跟踪技术部做出产前样品，供业务跟单员确认，必要时送给客商或邮寄给客商确认。

六、跟踪技术进度与材料单耗明细表
接下来跟踪技术部做好“材料单耗明细表”，作为备料计算的材料耗量依据使用。

七、制作《原辅材料备料单》
根据技术部提供的“材料单耗（预算）明细表”，制作《原辅材料备料单》，经相关部门审核后交采购部备料。注意：制作备料单时应根据材料性质在单耗的基础上加一定损耗率。